Apa Sistem Manajemen Dokumen (DMS)? Dan manfaatnya

Sistem manajemen dokumen adalah sistem manajemen arsip yang sangat berguna untuk perusahaan. Seperti yang kita ketahui, rutinitas perusahaan sepertinya tidak pernah terpisah dari mengelola arsip penting. Dokumen NAN ditangani mulai dari faktur, bukti transaksi, pembelian alias, proposal bisnis, departemen SOP, arsip antar-jemput resmi, ke arsip pendirian organisasi.

Membuat, menyimpan, dan mengarsipkan arsip tentu memakan banyak sekali waktu dan energi. Begitu banyak sekali arsip masuk dan minim berhasil membuat tim bekerja untuk mengelola arsip kewalahan. Selain itu, arsip dalam bentuk kertas sangat mudah rusak dan hilang. Dengan begitu tenaga kerja Anda harus segera ekstra hati -hati saat menyimpannya.

Bencana alam terhadap kebakaran bisa menakuti arsip penting di agensi Anda. Bayangkan, catatan pendirian perusahaan dan pengarsipan lisensi harus segera disimpan kondusif alih -alih dihancurkan karena itu bencana. Untungnya, sementara itu ada sistem manajemen dokumen (DMS) yang bisa membantu Anda mengelola banyak sekali arsip dengan cepat, mudah, dan aman. Apa itu DMS? Apa manfaatnya bagi perusahaan Anda?

Apa Sistem Manajemen Dokumen (DMS)?

Memahami Sistem Manajemen Dokumen adalah sistem ALIAS perangkat lunak yang bermaksud untuk mengawasi dan mengelola arsip di seluruh perusahaan. DMS mengubah arsip dalam bentuk bentuk (kertas) menjadi virtual dengan cara pemindai dukungan. Setelah itu, perangkat lunak unik dalam sistem DMS merinci alur kerja di departemen, masa lalu membangun arsip dokumen, masa lalu membuat sistem pengambil informasi dari arsip yang disimpan.

Dengan dukungan sistem DMS, tenaga kerja Anda sepertinya tidak akan merasa sepertinya tidak nyaman lagi saat mengelola dokumen. Sistem ini bisa mendigitalkan arsip formulir dan disimpan di tempat yang lebih aman. Perangkat lunak DMS memungkinkan semua pengguna untuk memasuki sistem yang sama. DMS bisa menangani arsip secara elektronik mulai dari arsip tetap dalam gaya draft mencapai setelah disimpan.

Sistem manajemen dokumen adalah sistem yang tersambung dengan server cloud dengan begitu dijamin lebih kondusif daripada bencana alam dan bencana. Sistem DMS dilengkapi dengan enkripsi berlapis dengan begitu kondusif untuk pencurian. Sistem ini juga membuat perusahaan Anda lebih ramah lingkungan karena itu bisa menghemat penggunaan kertas. Dokumen -dokumen berbentuk nan yang dikirim keluar bisa dipindai di masa lalu yang dihancurkan sebelum didaur ulang.

Manfaat Sistem Manajemen Dokumen untuk Perusahaan

Berikut adalah manfaat dari penerapan sistem manajemen dokumen (DMS):

• Tetapkan banyak sekali dokumen dengan lebih mudah. DMS membuat perusahaan Anda bisa mengelola, mengindeks, dan menggabungkan arsip dengan mudah. Dokumen yang disimpan juga lebih mudah diakses karena itu telah diindeks dengan begitu sepertinya tidak perlu lihat secara guide di tumpukan report.
• Akses dokumen yang lebih cepat. Setiap arsip disimpan dalam sistem DMS yang telah diberikan kata kunci, tag, alias atribut unik untuk membuatnya lebih mudah untuk menemukan dokumen. Ini akan mengurangi waktu yang terbuang untuk menemukan arsip dan dibutuhkan.
• Bisa berkolaborasi dengan rekan kerja. Sistem manajemen dokumen memungkinkan pengguna untuk berbagi arsip dengan kolega, alias mitra bisnis. Fitur kolaborasi di DMS mencakup: Menambahkan komentar, catatan revisi, dan pengeditan arsip bersama. Alur kerja yang lebih efisien sepertinya tidak perlu bolak -balik untuk mengirim dokumen.
• Simpan ruang penyimpanan. Sepertinya tidak perlu memberikan ruang unik alias penyimpanan untuk menempatkan semua arsip bentuk Anda. Setelah diubah menjadi virtual, arsip disimpan menjadi server cloud kemampuan besar dan bisa mengakomodasi jutaan dokumen.

• Dokumen yang lebih aman. Sistem DMS mempunyai pengaturan akses ke berbagai akun. Anda bisa membatasi akses arsip tertentu dengan begitu hanya bisa diakses oleh pengguna tertentu. Ini akan mempertahankan arsip penting dan rahasia yang berisi informasi sensitif agar tetap aman.
• Bisa mengawasi siapa yang merupakan revisi dokumen. Sistem bisa merekam setiap perubahan dilakukan pada dokumen. Pemilik arsip bisa mengawasi siapa Nan membuat perubahan, apakah itu diubah, apa kondisi arsip sebelum diubah.
• Mengurangi risiko dokumen yang hilang. Dengan mengaktifkan fitur untuk inventaris otomatis, Anda bisa menyalin arsip dan disimpan jika arsip asli hilang. Salinan arsip disimpan di tempat yang kondusif dan hanya bisa diakses jika pengguna membutuhkannya.
• Akses dokumen dari mana saja. DMS memudahkan perusahaan dengan banyak sekali bagian untuk dapatkan akses arsip yang sama. Dokumen dari pusat bisa didistribusikan ke agensi di berbagai tempat dan bisa diakses dari mana saja.
• Audit operasional lebih mudah. Sistem manajemen dokumen memungkinkan bagian perusahaan Anda untuk mengikuti izin dan kebijakan dari sumur pusat. Semua arsip mengenai operasi dicatat untuk memfasilitasi proses audit.
• Ramah lingkungan. Implementasi sistem DMS bisa mengurangi penggunaan kertas. Sepertinya tidak perlu membayar biaya untuk membeli kertas, mesin cetak, mengirim surat dan lainnya. Dokumen ini sudah dalam gaya virtual dengan begitu bisa dikirim dengan cara platform Pesan Instan E mail Alias. DMS juga lebih ramah lingkungan karena itu arsip kertas yang sepertinya tidak digunakan bisa dikumpulkan untuk didaur ulang.

Perusahaan apa yang cocok untuk memakai DMS?

Sistem manajemen dokumen ALIAS DMS adalah sistem yang cocok untuk perusahaan yang terbiasa mengelola, menyimpan, mengakses, dan berbagi banyak sekali arsip dan information setiap hari. Apa pun ?

1. Keuangan dan Perbankan. Perusahaan perbankan dan lembaga keuangan mengharuskan DM untuk mengelola arsip pelanggan, arsip transaksi keuangan, peraturan pemerintah, lisensi, dan lisensi perusahaan memerlukan kepatuhan
2. Industri Kesehatan Rumah Sakit. Perusahaan ini terlibat dalam departemen kesehatan perlu memberi dukungan sistem manajemen dokumen untuk mengelola catatan medis pasien, catatan pasien, faktur, arsip kesehatan, dan lainnya dengan aman
3. Kantor hukum. Norma Office Alias ​​Norma Company memakai sistem DMS untuk mengelola undang -undang, kontrak, bukti, catatan klien, dan arsip dan aroma penting lainnya
4. Perusahaan akuntansi. Perusahaan akuntansi publik membutuhkan DM untuk mengelola arsip keuangan, pajak, laporan klien, kontrak, dan berbagai jenis arsip penting lainnya dan bisa dengan mudah diakses kapan saja, dan dari mana saja
5. Badan Pendidikan. Mulai dari sekolah ke lembaga tersier, sekarang membutuhkan sistem manajemen dokumen untuk mengelola arsip pendidikan, kurikulum alias, catatan akademik siswa, materi pelajaran, transkrip nilai, dan arsip manajemen lainnya
6. Perusahaan Teknologi ALIAS Memulai. Perusahaan teknologi memakai perangkat lunak dukungan DMS untuk mengelola arsip tentang perangkat lunak, spesifikasi produk, arsip teknis, dan berbagai arsip lainnya dengan proyek sedang ditangani
7. Kantor pemerintah dan lembaga nirlaba. Pemerintah daerah untuk organisasi pusat dan nirlaba yang terlibat dalam sektor publik biasanya mensyaratkan manajemen arsip yang perlu diatur baik untuk pelaporan dan transparansi, seperti arsip norma dan laporan keuangan
8. Perusahaan manufaktur. Perusahaan manufaktur juga memerlukan DM untuk membantu mengelola arsip dengan spesifikasi dan alat produk, instruksi guide untuk peralatan tim dan alur kerja, persyaratan dan peraturan tentang pekerjaan, dan pengarsipan untuk membantu pemeriksaan kualitas
9. Perusahaan Perdagangan dan Ritel. DMS membantu perusahaan ritel dalam manajemen arsip mengenai inventaris, perjanjian dengan pemasok, faktur, catatan transaksi, dan arsip perusahaan
10. Perusahaan dengan banyak sekali cabang. Perusahaan besar yang mempunyai banyak sekali bagian membutuhkan dukungan DM untuk kerja sama arsip secara efisien dari kejauhan. Sistem DMS bisa menyatukan semua arsip yang tersebar dan tersebar di berbagai bagian lembaga untuk diakses dari mana saja.

Bagaimana cara kerja DMS?

DMS Alias ​​Report Control Device adalah serangkaian sistem yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, mengakses, dan berbagi arsip yang kondusif dan efisien. Apa langkah DMS untuk memfasilitasi manajemen arsip di perusahaan Anda? Berikut ini adalah penjelasan.

1. Memindai dan menambahkan dokumen. Dokumen Masukkan sistem DMS dengan bentuk pemindaian arsip alias yang bergerak dari report virtual yang sudah ada
2. Penyimpanan dokumen. Dokumen tersebut telah dikonversi ke structure virtual dan kemudian dikelompokkan menjadi folder, kategori, dan informasi meta untuk membantu mencari tau arsip di masa yang akan datang
3. Menemukan dan mengakses dokumen. Pengguna kemudian mencari tau arsip memakai information meta (kata kunci, atribut, information meta, alias clear out tertentu). Sistem DMS akan menampilkan hasil pencarian arsip sesuai dengan kebutuhan pengguna
4. Kolaborasi Dokumen. Sistem DMS memungkinkan pengguna untuk berbagi arsip dengan kolega, alias mitra upaya virtual. Ada juga fitur kolaborasi, komentar, pengeditan bersama, dan fitur lainnya untuk membantu tim Anda bekerja bersama secara efisien
5. Sejarah revisi perubahan. Sistem manajemen dokumen mencatat bahwa setiap perubahan terjadi dalam dokumen. Pengguna bisa lihat riwayat perubahan dan membandingkannya dengan jenis arsip sebelum berubah
6. Fitur Keamanan Dokumen. Setiap arsip disimpan dalam sistem DMS yang diatur oleh siapa saja yang bisa mengaksesnya. Keamanan arsip kemudian bisa diperkuat dengan menambahkan enkripsi, kata sandi, dan otoritas akses izin
7. Integrasi dokumen. Dokumen dalam sistem bisa diintegrasikan dengan aplikasi bisnis, seperti: sistem manajemen keuangan, CRM, electronic mail, obrolan instan, dan lainnya
8. Pantau penggunaan dan hak akses. Sistem DMS bisa merekam rutinitas mengenai dokumen, seperti: siapa yang mengakses, mengedit, alias menghapus dokumen. Sistem pelaporan dalam DMS bisa digunakan untuk kebutuhan audit
9. Otomatisasi tugas. Dokumen dalam sistem kemudian bisa mengotomatiskan alur kerja, dengan begitu pengguna bisa secara otomatis tugas secara otomatis mengenai dokumen, seperti: dokumen persetujuan, pemberian izin Alias ​​Get right of entry to Authority, dan mengirim arsip di luar Sistem Perusahaan Alias ​​Perusahaan
10. Opsi Cadangan Dokumen. Sistem DMS mempunyai fitur cadangan otomatis untuk melindungi arsip dari kerusakan kerusakan yang sepertinya tidak diinginkan. Setelah diaktifkan, arsip menghilang atau rusak bisa dipulihkan dengan begitu sepertinya tidak ada lagi pekerjaan yang terganggu.

Bhinneka menyediakan layanan aplikasi untuk sistem manajemen dokumen untuk perusahaan Anda. Secepatnya berlaku sekarang untuk mempertahankan arsip penting perusahaan aman, mudah diakses, dan waktu dan energi ekonomis. Secepatnya hubungi kami di:
Tel: (021) 2929-2828
WA: 0821-1252-9122
E mail: company@bhinneka.com