Inventory Opname merupakan salah satu langkah yang biasa dilakukan perusahaan untuk memastikan proses bisnisnya tetap lancar. Perusahaan yang bergerak dalam bidang pengiriman atau pendistribusian produk perlu melakukan inventory opname secara rutin untuk meminimalisir kerugian sebab peralatan disimpan terlalu lama atau hilang.
Agar rutinitas inventory opname sangat berjalan lancar dan persediaan peralatan tetap aman, maka pemilik usaha harus segera untuk memilih lokasi penyimpanan yang baik agar memudahkan perpindahan barang keluar masuk alias tim yang rutin memeriksa kondisi dan isi gudang. Rutinitas ini juga memudahkan manajemen dalam mengevaluasi apakah proses pengiriman, keluar masuk barang, serta penyimpanan sudah sesuai rencana.
Untuk memudahkan Anda memahami istilah Inventory Take, berikut penjelasan singkat serta tujuan, langkahnya, dan siapa yang bertanggung jawab dalam melaksanakan Inventory Take.
Pengertian Pencatatan Saham
Inventory Opname adalah rutinitas menghitung stok peralatan yang masih tersisa dalam penyimpanan sebelum dikirim atau dijual. Rutinitas ini dilakukan secara rutin untuk mengecek apakah ada peralatan yang terlewat. Selain itu juga melihatnya apakah jumlah serta jenis peralatan yang dipesan atau disimpan di tempat penyimpanan sesuai dengan yang ada dalam catatan persediaan.
Rutinitas Inventory Opname terdiri dari cukup banyak rangkaian rutinitas, mulai dari pencatatan jumlah seluruh persediaan yang ada di gudang, mencapai penataan ulang peralatan agar mudah diambil pada saat dikirim. Inventory opname juga perlu dilakukan untuk mengecek kondisi peralatan yang ada di gudang, apakah masih layak untuk dikirim atau dilanjutkan ke proses produksi.
Siapa yang bertugas melakukan inventory opname?
Siapa yang bertanggung jawab melaksanakan Inventory Opname? Pihak yang bekerja untuk melakukan Inventory Opname adalah manajemen perusahaan atau produk. Petugas Inventory Opname sepertinya tidak boleh dari pihak penitipan alias pencatat inventaris untuk menghindari penipuan. Pihak manajemen memeriksa apakah stok yang tersedia di gudang sesuai dengan catatan yang diperolehnya dari petugas gudang. Jika terjadi kerusakan, manajemen bisa secepatnya memutuskan siapa yang bertanggung jawab dan langkah antisipasi selanjutnya.
Tujuan Inventory Opname
Rutinitas Inventory Opname memiliki beberapa tujuan, yaitu:
- Menghindari penyimpangan stok peralatan di tempat penyimpanan (pencurian, penggelapan, dan lain-lain)
- Cocokkan informasi yang diperoleh dari petugas penyimpanan dengan kenyataan di lapangan
- Membuat keputusan cepat mengenai stok peralatan di gudang yang rusak atau hilang
- Mengetahui alur masuk dan keluar peralatan dengan benar
- Ketahui kondisi penyimpanan dan minimalkan kerusakan stok sebab kondisi penyimpanan yang sepertinya tidak tepat
- Bandingkan information penyimpanan dari tahun-tahun sebelumnya
- Mengetahui jumlah aset, hutang, piutang dan kas perusahaan
- Membantu manajemen membuat keputusan mengenai stok peralatan yang sudah lama sepertinya tidak terjual atau dikirim.
Kapan inventory opname sebaiknya dilakukan?
Waktu kualitas terbaik untuk melakukan inventory opname tergantung pada kebijakan perusahaan serta jenis peralatan yang disimpan di gudang. Anda dapat mengecek stok penyimpanan di akhir tahun, tiga bulan sekali, enam bulan sekali alias pada periode tertentu, sesuai kesepakatan manajemen.
Ada bermacam-macam perusahaan yang rutin melakukan pengecekan stok penyimpanan setiap bulannya. Tujuannya adalah untuk meminimalkan memiliki pengaruh pada perbedaan stok riil dalam penyimpanan dan pencatatan. Tetapi ada juga yang melakukan inventory opname setiap hari. Andaikan saja di grocery store alias mini marketplace yang menjual peralatan fast-paced dengan siklus hidup yang pendek.
Kapan pun waktunya, inventory opname sebaiknya sepertinya tidak hanya dilakukan saat terjadi masalah. Pemilik bisnis harus segera menutup segala kemungkinan terjadinya penipuan. Sepertinya tidak peduli seberapa besar kepercayaan yang Anda miliki terhadap karyawan Anda. Jika dibiarkan, penipuan dapat terus terjadi. Dengan begitu dikarenakan kerugian besar pada usaha Anda.
Langkah-Langkah Saat Melakukan Inventory Take
Inventory Opname merupakan rutinitas yang sangat krusial untuk melancarkan operasional perusahaan. Pengecekan stok penyimpanan sepertinya tidak boleh dilakukan sembarangan akibat berkaitan dengan kelancaran usaha. Berikut beberapa langkah dalam melakukan Inventory Take:
1. Tahapan Persiapan
Langkah pertama dalam melakukan Inventory Take adalah memberikan arahan kepada tenaga kerja agar bisa menjalankan tugasnya masing-masing dengan baik. Karena itu yang melaksanakan tugas ini bukan dari gudang, maka perlu diberikan petunjuk rinci mengenai apa yang perlu dilakukan. Karyawan juga perlu diajari cara menginput stok peralatan dan mencocokkan spesifikasinya dengan yang ada di catatan manajemen.
2. Tahapan Awal
Beberapa langkah awal yang perlu dilakukan pada saat melakukan Inventory Take adalah:
- Memberikan label atau garis pada peralatan yang telah dihitung
- Pastikan semua peralatan di tempat penyimpanan dilengkapi dengan kode atau label
- Tim penyimpanan mengawasi stok peralatan yang telah dihitung berdasarkan kode atau label
- Memberikan garis bagi peralatan yang sepertinya tidak perlu dihitung, dikembalikan atau dimusnahkan.
3. Tahap Pelaksanaan Inventory Take
Berikut beberapa langkah yang perlu dilakukan pada saat melakukan Inventory Take:
- Memastikan seluruh peralatan yang akan diperiksa dan dihitung telah diinput ke dalam sistem
- Membuat hasil masukan untuk diberikan kepada pihak audit sebagai acuan pencatatan stok
- Tandai peralatan yang telah dengan menggunakan proses pengecekan dan penghitungan
- Pastikan spesifikasi peralatan di sistem sama dengan di gudang
- Setelah semuanya diperiksa dan dihitung, periksa kembali agar sepertinya tidak terjadi kesalahan perhitungan
- Hasil Inventory Opname diberikan kepada Manajemen dan Akuntansi untuk penyesuaian lebih lanjut.
4. Tahapan Akhir
Setelah memastikan seluruh proses dilakukan dengan benar, selanjutnya dibuatkan pedoman tercetak untuk melakukan perhitungan Inventory Take. Pastikan pedoman tersebut sepertinya tidak ditangani oleh pekerja penyimpanan alias mereka yang bekerja menangani inventaris peralatan di gudang. Alasannya akibat panduan ini akan digunakan untuk mencocokkan informasi yang masuk ke sistem dengan jumlah nyatanya yang ada di gudang.
Hasil pencatatan Inventory Take kemudian diberikan kepada bagian keuangan untuk dilakukan penyesuaian apabila terdapat perbedaan. Meski proses perhitungan Inventory Opname sudah selesai, masih cukup banyak pekerjaan yang harus segera diselesaikannya oleh manajemen. Andaikan saja pengambilan keputusan mengenai perbedaan stok, peralatan yang rusak, kondisi penyimpanan yang sepertinya tidak sesuai, dan lain sebagainya.
